การค้า (Trading) คือการแลกเปลี่ยนสินค้า หรือบริการ ซึ่งโดยทั่วไปจะแลกเปลี่ยนกับเงิน
แผนภาพด้านล่างแสดงกระบวนการขายมาตรฐานใน ERPNext ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 3 ระยะหลักดังนี้:
- การติดต่อและตกลงปริมาณและราคา
- การจัดส่งสินค้า
- การรับชำระเงิน
เมื่อการแลกเปลี่ยนเสร็จสมบูรณ์ กระบวนการขายจะถือว่าสิ้นสุดลง
ภาพรวมของกระบวนการ
ขั้นตอนก่อนการขาย
ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างใบเสนอราคา (Quotation) และการได้รับการยืนยันจากลูกค้าในรูปแบบของใบสั่งขาย (Sales Order) โดยดำเนินการโดยผู้ใช้งานฝ่ายขาย
การสร้างใบแจ้งหนี้ขาย
หลังจากใบสั่งขายได้รับการอนุมัติแล้ว ผู้ใช้งานฝ่ายขายจะสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ขาย (Sales Invoice) และกำหนดตารางการออกใบส่งของ (Delivery Note) ตามระยะเวลาที่ตกลงกันไว้
บัญชีแยกประเภท
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| ลูกหนี้การค้า | 10,700 | |
| ภาษีขาย | 700 | |
| รายได้ | 10,000 |
ยอดคงเหลือ
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| ลูกหนี้การค้า | 10,700 | |
| ภาษีขาย | 700 | |
| รายได้ | 10,000 | |
| Totals | 10,700 | 10,700 |
การจัดส่งสินค้า
เมื่อมีการสร้างใบส่งของแล้ว ระบบจะแจ้งเตือนผู้ใช้งานฝ่ายคลังสินค้าให้ดำเนินการจัดส่ง หลังจากการจัดส่งเสร็จสิ้น ใบส่งของจะถูกส่ง (Submit)
บัญชีแยกประเภท
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| สินค้าคงคลัง | 3,000 | |
| ต้นทุนขาย | 3,000 |
ยอดคงเหลือ
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| ลูกหนี้การค้า | 10,700 | |
| ภาษีขาย | 700 | |
| รายได้ | 10,000 | |
| สินค้าคงคลัง | -3,000 | |
| ต้นทุนขาย | 3,000 | |
| Totals | 10,700 | 10,700 |
การรับชำระเงิน
หลังจากใบส่งของถูกส่งแล้ว ระบบจะแจ้งเตือนผู้ใช้งานฝ่ายบัญชีว่าใบแจ้งหนี้พร้อมส่งให้ลูกค้า ทีมบัญชีจะติดตามการชำระเงิน และสร้างรายการรับชำระเงิน (Payment Entry) เมื่อได้รับเงินจากลูกค้า ณ จุดนี้ กระบวนการขายจะเสร็จสมบูรณ์
บัญชีแยกประเภท
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| ลูกหนี้การค้า | 10,700 | |
| เงินสด | 10,700 |
ยอดคงเหลือ
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| เงินสด | 10,700 | |
| ภาษีขาย | 700 | |
| รายได้ | 10,000 | |
| สินค้าคงคลัง | -3,000 | |
| ต้นทุนขาย | 3,000 | |
| Totals | 10,700 | 10,700 |
สรุป
เนื้อหาข้างต้นอธิบายกระบวนการขายมาตรฐานของ ERPNext ซึ่งหลายองค์กรสามารถนำไปใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้
อย่างไรก็ตาม สถานการณ์ทางธุรกิจในโลกความเป็นจริงมักมีความซับซ้อนมากกว่า เช่น กรณีมีการรับเงินมัดจำล่วงหน้า การจัดส่งสินค้าก่อนออกใบแจ้งหนี้ หรือการรับคืนสินค้าจากลูกค้าเนื่องจากสินค้ามีตำหนิ
ผู้ดำเนินการติดตั้ง ERPNext จำเป็นต้องวางแผนอย่างรอบคอบสำหรับแต่ละกรณี ความสำเร็จของการนำ ERP ไปใช้งานอยู่ที่การจัดการรายละเอียดเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ